De nos jours, le marché de la signature électronique connaît un succès sans pareil. En effet, celui-ci compte aujourd’hui 1.7 milliard de dollars. Contrairement à la signature manuscrite sur un document physique, la signature numérisée s’applique à un document numérique. L’objectif étant de garantir l’intégralité du document. Dans ce contexte, comment procéder à la signature d’un document numérique et quels en seraient les avantages ?
Quelles différences entre une signature électronique et une signature numérique ?
Par définition, une signature électronique correspond à un symbole ou à des données au format numérique qu’un individu souhaitant signer joint à un document numérique. Bien souvent, elle se présente sous forme d’une image représentant une signature physique.
On a tendance à confondre signature électronique et signature numérique. Or, quelques nuances subsistent entre ces deux notions. Vous pouvez comparer une signature électronique ou numérisée à une signature manuscrite. Elle fait office de confirmation d’un contenu ou autre document. Par contre, la signature numérique désigne une sous-catégorie de signature numérisée et ne peut être copiée, modifiée ou falsifiée. De ce fait, elle demeure plus sécurisée par rapport à la version électronique. Pour plus d'informations sur ce sujet, n'hésitez pas à visiter le site signature-electronique.info.
Signer un document numérique : comment procéder ?
Lorsqu’il s’agit d’un document professionnel, on privilégie généralement les formats PDF afin d’éviter les altérations et les modifications. Pour signer électroniquement un document PDF en ligne, il faut dans un premier temps s’inscrire sur DocuSign. Vous avez ainsi la possibilité de tester gratuitement puis de vous identifier. Ensuite, cliquez sur « Nouveau » et sélectionnez « Envoyer une enveloppe ». Une fois le PDF téléchargé, vous sélectionnez « signer » et faites glisser votre signature numérisée se situant dans le volet gauche sur le PDF. À défaut de Docusign, vous pouvez toujours recourir à d’autres outils tels que YouSign, la caméra FaceTime (pour les utilisateurs de Mac OS X Lion), Adobe Reader ou encore la webcam.
Si vous avez l’intention de signer un document sous format Word, vous devez ouvrir puis choisir l’onglet « insertion » qui se trouve dans la fenêtre en haut de la page. Enchaînez avec la sélection de l’option « signature » dans la barre d’outils qui affichera au passage l’onglet « Ligne de signature ». Une fois le document sauvegardé, une boîte de dialogue indiquant certaines informations comme le nom, l’intitulé du poste, etc. va s’illustrer en bas de page. Vous êtes libres d’y insérer des instructions à votre guise. Enfin, pour accentuer la sécurité de votre document Word, vous pouvez ajouter une date en sélectionnant « Afficher la date » dans la ligne de signature.
Les avantages prodigués par une signature électronique
Les signatures numériques demeurent réelles et infalsifiables. Elles garantissent l’intégralité et l’authenticité du document. Pratique et simple, la signature électronique certifie les documents sous format Word, PDF ainsi que les e-mails. D’autant plus, ce procédé révolutionnaire détient aujourd’hui le même statut légal que la signature manuscrite. Vous pouvez désormais envoyer directement des contrats et des factures en ligne. Pour ce faire, il suffit d’émettre une demande de certificat d’identification numérique auprès de l’autorité de certification concernée.
D’autre part, cette alternative a apporté encore plus de sécurité à un document numérique. En effet, elle a été créée pour se prémunir des fraudes. Si vous avez opté pour un logiciel de signature pour signer un fichier, les autorités de certification et autres prestataires de services n’auront aucune difficulté à les revalider.
Par ailleurs, la solution électronique constitue une option pratique et efficace pour interférer avec les clients. Des économies considérables de papier sont également réalisées grâce à elle. D’autant plus, les internautes peuvent accéder à l’intégralité d’un document, s’authentifier et archiver des fichiers. Enfin, vous pouvez vous rassurer quant à l’unicité de votre signature étant donné qu’on se sert d’un certificat et d’un code PIN personnalisé pour valider les authentifiant et éviter toute falsification.